UA-61115846-1

Könyvelés - Adminworld

Társasházi könyvelés

A jó társasházkezelés alapja a pénzügyek kezelése és a pénzügyek jó kezelésének elengedhetetlen feltétele egy precíz, pontos társasházi könyvelés.

A társasházi könyvelés elsősorban úgynevezett egyszeres könyvelés.

Az egyszeres társasházi könyvelés esetén a ténylegesen befolyt pénz és a ténylegesen kiadott pénz kerül felvezetésre a társasházi könyvelésben. Ez a minimum követelmény a társasházi könyveléssel kapcsolatosan.

A jó társasház könyvelés során természetesen nyilván kell tartani a már beérkezett, de ki nem fizetett számlákat, a társasházi tulajdonosok által határidőre be nem fizetett közös költségeket, közüzemi díjakat, egyéb kötelezettségeket.

Fontosnak tartjuk, hogy pontos képet lehessen alkotni, a társasház pénzügyi helyzetéről.

Egy közös képviselőnek tudnia kell, hogy mennyi pénz van a házipénztárban, hogy állnak a társasházi bankszámlák, mennyi a már beérkezett, de még ki nem egyenlített számlák összege, mekkora a társasház kintlévősége. Ha esetleg a társasháznak futó beruházásai vannak, fontos lehet tudni, hogy a beruházásra szánt keretből mekkora összeg került felhasználásra, mekkora a még felhasználható keret.

Számlalisták

A társasházi könyvelés során készítünk számlalistát. A számlalista lényege, hogy táblázatos formában tartalmazza a számlán szerepló főbb adatokat.

A számla listák nagyon jól használhatóak több célból is. Egy jól működő társasház esetében a számlalista jelentősen megkönnyíti a társasházkezelő munkáját ellenőrizni köteles számvizsgáló bizottság munkáját.

A közös képviselőnek ennél fontosabb, hogy a számlalista alapján több hónap, több év könnyen áttekinthetővé válik. Nem emlékezetből kell dolgoznia, hanem a számlalista segítségével tényekből indulhat ki.

A közös képviselő a számlalistából különböző statisztikát is készíthet. Az általunk készített számlalista alapján készítettünk olyan statisztikát, amelyből kiderült, hogy egyik hónapról a másikra megugrott a társasházi vízfogyasztás. Ez ebben az esetben egy csőtörést jelentett.

Eszköz nyilvántartás

A társasház életének része, hogy eszközöket szerez be és a működése során ezeket fel is használja. Gyakori eset, hogy a takarításhoz szükséges eszközöket, kertészeti eszközöket a társasház veszi meg és a lakók végzik a feladatot. A társasház üzemeltetéséhez szükséges tudni, hogy milyen eszközöket vett a társasház, azokból mi került felhasználásra és mi az ami elhasználódott.

Eredménykimutatás

A társasházra néha célszerű úgy tekinteni, mint egy vállalkozásra. Ennek a vállalkozásnak a célja a társasházi feladatok megoldása.

A társasházaknak is mint a vállalkozásoknak vannak bevételeik és vannak kiadásaik. Ez utóbbit gyakran emlegetik ráfordításnak. Az eredménykimutatás arra szolgál, hogy a tényleges bevételeket és a tényleges ráfordításokat megjelenítse és kimutassa, hogy a vizsgált időszakban a bevételek és a ráfordítások hogyan viszonyultak egymáshoz.

Amennyiben a bevétel meghaladja a ráfordítást, akkor többletet mutat az eredménykimutatása. Ha a ráfordítás több, mint a bevétel, akkor a társasház veszteséges. Ha azonos a bevétel és a ráfordítást, akkor egyensúlyban van a társasház.

Társasházi költségvetés, társasházi költségvetés ellenőrzése

A társasházi költségvetés alapja a könyvelés. Sőt!

A társasházi záró költségvetés a társasházi könyvelésen alapul, mivel a záróköltségvetés a megtörtént befizetések és kiadások alapján készül. A könyvelés elődleges feladata ezen befizetések és kiadások nyilvántartása.

A költségvetés tervezése során a közös képviselő feladata, hogy meghatározza a következő évre vonatkozó kiadásokat. Egy konkrét társasház jövőbeni kiadásait előre pontosan meghatározni nem lehet. A közös képviselőnek meg kell becsülnie, hogy milyen kiadások lehetnek és annak mekkora lehet az összege. A közös képviselő akkor tudja a legpontosabb becslést elkészíteni, ha a ismeri az évre vonatkozó feladatokat és a társasház pontos múltbéli kiadásait. Például: Ha egy társasháznak fűtési szezononként 15.000 m3 körüli  gázfogyasztása volt és nem történt a műszaki változás a társasházban akkor igen valószínű, hogy a következő évben is ekkora fogyasztásra lehet számolni egy átlagos fűtési szezonban.

Általában nem helyes, hogy az évenkénti költségvetés tervezés helyett a korábbi költségvetést csupán inflációval emelik meg.

Adóbevallások elkészítése

A társasházak gazdálkodásukhoz nem kötelesek adószámot igényelni. Azaz azon társasházak, akik nem igényeltek adószámot és nem végeznek adóköteles tevékenységet, nem kell készíteniük adóbevallást.

Azon társasházak akik igényeltek adószámot véleményünk szerint kötelesek adóbevallást készíteni és leadni, még akkor ha nem végeztek adóköteles tevékenységet. Azaz véleményünk szerint azon társasházaknak is kell legalább egy nullás adóbevallást elkészíteni és benyújtani, akik csak ízért igényeltek adószámot, hogy lakástakarékpénztári szerződést köthessen.

Munkavállalók bejelentése, bérszámfejtés

A társasházak sok esetben alkalmaznak munkavállalókat. A kisebb társasházak gyakran alkalmi munkavállalókat foglalkoztatnak egyszerűsített foglalkoztatás keretében takarítási, kertgondozási munkákra. A nagyobb társasházak esetén rendes foglalkoztatás keretében alkalmaznak társasházak, gondnoki, karbantartói, fűtói, stb. feladatokra.

A társasházak számára fontos és hasznos dolog a munkavállalók rendes vagy egyszerűsített foglalkoztatása, azonban ez többlet adminisztratív feladatokat ró a társasházra, amelyet megfelelően kell elvégezni.

Számlák átutalásának előkészítése

A társasház maga határozza meg, hogy ki rendelkezhet a bankszámlája felett. Azaz csak azok a személyek indíthatnak utalást, akiket erre a társasház felhatalmaz. A legtöbb társasházi számla úgy épül fel, hogy a számlához kapcsolódó elkérdezési és rögzítési jogok elkülöníthetőek az utalási jogosultságtól. Azaz a könyvelő a számlát online megtekintheti, előkészíthet utalást, mégsem tudja elutalni a számláról az összeget.

Ezen szolgáltatás egy plusz biztonságot jelent, mivel az átutalást rögzítő szakember és az átutalást engedélyez banki aláírok is leellenőrzik, hogy valóban minden rendben van az átutalással kapcsolatosan.

Társasházi anyagok előkészítése kintlévőségkezelésre

A társasházak gyakran küzdenek magas kintlévőséggel. A magas kintlévőségek egyik oka, hogy több hónapos késéssel készülnek el a könyvelési anyagok. A szolgáltatásunk során a könyvelés pontos és gyors elvégzése után az anyagokat úgy készítjük elő, hogy az megfeleljen a kintlévőségkezelésre.

Kintlévőségkezelési szolgáltatásuk keretében nem csak előkészítjük, hanem minden olyan tevékenységet elvégzünk, amelyet jogilag megtehetünk. Felszólítunk, pert előkészítünk, segédkezünk a végrehajtásban. Megfelelő felkészültséggel, tapasztalattal rendelkezünk-e téren és megfelelő kapcsolattal rendelkezünk több ügyvédi irodával, akik a hatékony támogatást nyújtanak kintlévőségkezelés területén

Társasházi könyvelés ellenőrzése

 A társasházi könyvelés ellenőrzése során a már elkészült anyagok utólagos ellenőrzése történik meg.

Az ellenőrzés lehet teljeskörű vagy szúrópróbaszerű ellenőrzés.

A társasházi anyagok szúrópróbaszerű ellenőrzése esetén ellenőrizzük, hogy mindaz iratok, nyilvántartások megvannak-e amelyek kötelezőek és azok tartalmának egyes részeit ellenőrizzük szúrópróbaszerűen.

Az ellenőrzések során már kialakult az a gyakorlat, hogy milyen területeket kell ellenőrizni a társasházi könyvelésben. Ha ezeken a területeken jelentős hibákat találunk akkor célszerű egy tételes ellenőrzést végezni. Ha nincs hiba, vagy kis hibákat találunk akkor általában nincs jelentős hiba a társasházi könyvelésben és nem indokolt a teljeskörű ellenőrzés.

A társasházi anyagok teljeskörű ellenőrzése során a társasházi anyagokat és azok lekönyvelését ténylegesen egyesével tételesen leellenőrizzük. Ebben az esetben minden egyes könyvelési anyagot, tételt egyesével megnézünk és leellenőrzünk.

Társasházi anyagok újrakönyvelése

Sok társasházban merül fel a kétely, hogy a társasházi könyvelési anyagokkal nincs minden rendben. Ilyen esetben a társasház a könyvelési anyagok ellenőrzését szokták kérni a társasházak. Azonban előfordulhat, hogy a társasházi könyvelési anyagokban olyan sok a hiba, hogy sokkal több időbe, pénzbe és energiába kerül kijavítani a hibákat, mint a társasházi anyagokat újrakönyvelni. Ez nem mást jelent, mint mégegyszer lekönyvelésre kerül a teljes társasházi anyag.

Társasházi anyagok visszamenőleges lekönyvelése

 A társasházi anyagok visszamenőleges lekönyvelése során a rendelkezésre bocsátott anyagokat összerendezzük és lekönyveljük. Az ilyen típusú munkáink során olyan társasházakkal találkozunk, ahol a társasház nem könyvelte le szabályszerűen a bevételeit és a kiadásait. Találkoztunk olyan társasházzal is, ahol volt ugyan könyvelés, de azt, csak a közös képviselő számára volt érthető. Így az természetesen nem felelt meg az elvárásoknak.

Azon társasház esetén, ahol a társasházi könyvelés nem létezik, vagy nem átlátható javasoljuk, hogy ez átfogó társasházi vizsgálatot is kérjenek. A tapasztalat az, hogyha a társasházi könyvelés nem átlátható, akkor a társasház többi részén is igen komoly hiányosságok és gondok vannak.